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4分割のToDoリスト

私の場合、メインのリフィルはウィークリーで右側がフリースペースになっていますので、ここに毎週ToDoリストを作ってます。ずっとページの上段にチェックボックス付きのリストを作っていたのですが、少し前からこのリストを4分割するようにしました。

4分割でピンと来る方も多いかと思いますが、よくある緊急度と重要度の4分割です。フランクリンプランナーにも出てきますね。

フリースペースの上段に、縦と横に一本ずつ十字に線を引きます。これで4つのゾーンができます。左右のゾーンでは左側のゾーンが緊急度が高く、上下のゾーンでは上のゾーンが重要度が高くなります。つまり、左上のゾーンが緊急度も重要度も高いということになり、逆に右下のゾーンがどうでもいいゾーンになるわけです。これら4つのゾーンにタスクを振り分けてToDoリストを作るようにしています。

バイブルサイズの手帳だと、スペース的に結構つらいものがありますが、細めのボールペンで書きこめば何とかなります。

このようにタスクを分類しておくことで、ちょっと手がすいた時に何をすればいいのか判断が付きやすくなります。隙間時間なら左上の重要で緊急なタスクをさばいておけばいいというわけです。

さて、この4つのゾーンの中でどのゾーンを最も優先すべきでしょうか?重要で急を要する左上でしょうか?確かにこのゾーンのタスクは早く片付けてしまいたいものばかりが並びます。先ほども、隙間時間の利用ならこのゾーンのタスクに真っ先に手を付けるのですが、もう少し余裕がある時や、週間予定を立てるときなどは右上のゾーンのタスクに焦点を当てるようにしています。重要で緊急ではないゾーンです。このゾーンのタスクを効率的にこなしておくことで、仕事に追われる状況を防ぐことができます。逆にほったらかしにしておくと徐々に左側に移ってきて(緊急度が増してきて)、早くやらなければならなくなってくるわけです。

とはいいつつ、右上のゾーンのタスクは何週間も残っていたりしますから、まだまだタスク管理ができていない証拠です・・・それと、左下のゾーン(重要度が低くて緊急度が高い)は、あまり何も入ってきません。普通に考えれば当然のことですが、仕事の選択がうまくできているのか、重要でない仕事を重要と判断しているのかのか・・・
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プロフィール

  • hammer
  • 夢手帳に憧れてシステム手帳にこだわってきましたが、最近はすっかりスマートフォンに取って代わってしまいました。もう分厚いシステム手帳はあまり使いません。スマホとモレスキンでスケジュール管理から情報管理まで、全てをこなします。


    今使っているファイロファックス。だいぶ馴染んできました。

関連書籍紹介

一冊の手帳で夢は必ずかなう - なりたい自分になるシンプルな方法
熊谷正寿
4761261439
私が手帳に興味を持つきっかけとなった本。この本の著者である熊谷氏は有名なGMOインターネットの社長で、手帳マニアとして有名です。この本を読むまでは手帳を単なるスケジュール帖としてしか使っていませんでしたが、手帳にはそれ以上の用途とパワーがあることを知りました。手帳の使い方としてのノウハウ本ではなく、人生を充実させる為の啓発書として一度呼んでみてはいかがでしょうか。

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